Система автоматизации закупок

Благодаря системе автоматизации закупок магазины и оптово-розничные компании получат финансовую выгоду в виде увеличения объема продаж, снижения расходов, увеличения оборачиваемости, повышения операционной эффективности специалистов. В любой компании автоматизация процесса повлечет за собой облегчение деятельности отдела закупок.

Особенности возникновения

Для того чтобы правильно распределять трудозатраты сотрудников, эффективно управлять запасами товарно-материальных ценностей, ставить перед собой и решать задачи стратегического назначения, необходима автоматизация системы закупок.

Ранее, до того как специалисты в области информационных технологий разработали программное обеспечение, облегчающее жизнь пользователей, управление заказами осуществляли вручную. Для выполнения своих обязанностей менеджеру приходилось тратить большое количество времени. В результате не всегда получалось анализировать ассортимент товаров, проводить работу с контрагентами, контролировать излишки и утраченные возможности по сбыту.

С появлением учетной системы 1С процедуру удалось упростить, однако, с оперативностью отслеживания скачков количества ТМЦ оставались проблемы. Особо проблемно было фиксировать отдельные группы запасов, которые необходимо вывести из ассортиментного ряда по тем или иным причинам.

Отсутствовал инструмент, определяющий требуемый уровень продукции в резерве по каждой категории товарных единиц на определенном складе. Не были предусмотрены механизмы по работе с ассортиментным рядом.

Альтернативным решением стала автоматизация закупок. Специализированная система способна справиться с решением многих вопросов, которые раньше составляли огромные сложности.

Преимущества работы с нами

1

Собственный уникальный опыт автоматизации закупок в крупнейших структурах с 1000+ пользователей

2

Гибкая лицензионная политика

3

Качественная техническая поддержка

4

Возможность оперативной доработки функционала на основании запросов клиента

5

Возможность превентивного обновления интеграционных схем ЕИС, ЕАИСТ и ЭТП на основе специальных сервисных контрактов.

Формирование выбора

При выборе программного обеспечения по управлению закупками следует обратить внимание на следующие преимущества:

• уникальность методологии по управлению объемом товарно-материальных ценностей. Следует обратить внимание на динамический контроль фактического потребления. Механизм работы по товарным запасам должен быть четким и понятным, для того чтобы полностью обеспечить контрагентов, по минимуму оставляя ТМЦ в резерве;
• для выбранного ресурса важно его полноценное, бесперебойное функционирование без потребности в дополнительных сложных настройках. Программное обеспечение должно в себе содержать механизм по автоматическому регулированию заказов, контролю ассортимента продукции, отслеживания и регулирования товаров в резерве. Работа с поставщиками по заказам в автоматическом режиме - программа должна проверять надежность поставщика по специальному списку;
• для внедрения программного обеспечения необходимо пройти некоторые этапы, которые не займут много времени.

Чтобы использовать инновационный ресурс, нет необходимости менеджерам пребывать в рабочем кабинете. Для работы с инструментом достаточно иметь связь с браузером.

Более 45 компаний доверили нам свои закупки

Особенности внедрения

Прежде чем приступить к внедрению системы автоматизации заказов и закупок, необходимо определить главные задачи, с которыми нужно справиться. Эффективность функционирования организации повысится при автоматизированном формировании заказов и работе с поставщиками. Необходимо сократить товарные излишки и оптимизировать товарный ассортимент. Внедрение ресурса направлено на позитивную тенденцию по показателям оборачиваемости фирмы. Менеджеры компании в процессе использования инновационного ресурса будут контролировать товарные запасы по предварительно разработанному регламенту, что приведет к оптимизации их рабочих трудозатрат.

Для эффективного функционирования программного обеспечения следует провести обучение специалистов компании. Руководство сотрудников направляет на семинары по управлению ТМЦ. Специалистов консультируют на предмет работы с ресурсом, по формированию отчетов и их анализу.

Программное обеспечение создано для комплексного регулирования закупочного процесса компании. За счет этого закупочные процедуры проводятся по специально разработанному регламенту. В автоматическом режиме поддерживается документооборот, планируется приобретение, функционируют тендерные комиссии и комитеты. Консолидированный интерфейс предназначен для принятия заказов по закупкам. Все заявки проходят процедуру автоматической обработки.

Интеграции

Специальные возможности решения

Программное обеспечение позволяет проводить планирование закупок по отдельным филиалам организации и сформировать картину общих показателей фирмы. Для эффективности использования инструмента лучше организовать общую точку службы по регулированию закупочного процесса.

Подготовка и согласование документов происходит в рамках системы. Решение позволяет обеспечить функционирование коллегиальных комитетов по закупкам относительно принятия протоколирования и внедрения решений. Инструмент позволяет автоматизировать процедуру контроля по условиям заключения соглашения и его исполнения. Контрактная работа подтверждается договорными документами.

Программа предназначена для аккумулирования информации о потребности в закупках по подразделениям компании. В электронном виде можно формировать заявки, консолидировать их и обрабатывать по разнообразным заказам. После сравнения фактической и плановой суммы по заявке, наступает черед процедуры согласования в автоматическом режиме.

С помощью программы специалисты составляют годовой план-график по закупкам, который можно по необходимости корректировать.

В процессе консолидации информации по закупкам, ее сравнивают с данными бюджета. Благодаря автоматизации закупочного процесса, менеджеры получили возможность отдавать предпочтение процедуре анализа.

Рассчитать стоимость

Стоимость внедрения зависит от количества пользователей системы, количества дочерних обществ и филиалов организации, количества закупочных процедур и требований по адаптации стандартной функциональности под требования Положения и Регламента конкретного заказчика.