Автоматизация закупок по 223 - ФЗ

Поддержка информационных потоков предприятия – основная задача автоматизации закупок 223-ФЗ. Содержание потока сведений зависит от характеристик закупочной деятельности.

Рамки информационного решения и особенности интеграции

Что касается организации, автоматизация закупок по 223-ФЗ объединяет функциональные подразделения предприятия. Системой могут пользоваться все участники закупочного процесса.

Рамки функционирования программного обеспечения охватывают полностью кругооборот проведения процедуры закупки. Процесс управления закупками предприятия по 223-ФЗ начинается с процедуры установления потребности в проведении мероприятия и заканчивается выполнением договорных отношений по закупкам.

Планирование бюджета возможно благодаря интегрированию программы со смежными информационными системами.

Инструмент вовремя выявляет несовпадение показателей по закупке и бюджету, соответствующее уведомление направляется пользователю для устранения проблемы.

Зачастую автоматизацию закупок интегрируют с бухгалтерской программой 1C. В этом случае удается избежать многих ошибок и расхождений. Четко соблюдается процедура выполнения контрактов, показатели бухучета и отчетов по закупкам полностью совпадают.

Особенности функционирования

Автоматизированное управление закупками позволяет вовремя фиксировать актуальные сведения. Благодаря функционалу программы обеспечивается полноценный контроль корректной закупочной деятельности предприятия.

На этапе составления проекта автоматизированной системы специалисты трудятся над созданием формальных правил согласно законодательным нормам и внутреннему регламенту интеграции филиалов.

Инструмент оценят по достоинству работники функционирующих филиалов компании. С помощью автоматизации закупок специалисты смогут правильно заполнить документацию, избегая описок и ошибок, не вникая в особенности нормативных актов относительно закупочной деятельности. Программа содержит необходимую информацию в виде классификаторов, справочников, законов, каталогов. Обновление информативных сведений и сверка содержания документов происходит в автоматическом режиме.

В полноценном программном обеспечении сосредоточены все актуальные информативные данные по закупкам на всех этапах их движения. Такие возможности позволяют получить нужный отчет согласно Федеральному закону 223, начиная со стадии планирования, заканчивая моментом исполнения контракта. Готовые отчеты публикуются на официальном сайте Единой информационной системы. Грамотно построенное управление закупками компании согласно 223-ФЗ обеспечит своевременную публикацию отчетных данных и правдивость информации, предоставляемой специалистами предприятия. Такой подход к организации процесса избавит фирму от правовой ответственности в случае выявленных расхождений.

Характеристика бизнес-процессов

Характеристики жизненного цикла по приобретению товаров определены законодательством Российской Федерации. Бизнес-процессами являются:

• принятие решения о необходимости закупки на этапе планирования;
• формирование заказа;
• выполнение договорных условий вместе с внесением корректировок.

По закону требуется обеспечить доступность информации для заинтересованных лиц о принятых решениях.

Закупочный процесс касается не только предприятия, он захватывает функционирование сотрудников филиалов, нуждающихся в приобретении товаров, а также в работах либо услугах.

Право принятия решений согласно законодательным нормам и своевременное формирование отчетности предоставляется специализированному закупочному подразделению. Работу выполняют профессионалы своего дела, которые становятся связующим звеном между рынком и сотрудниками действующих филиалов предприятия.

На стадии подсчета необходимости в закупке специалисты составляют план, который публикуют в Единой информационной системе.

Процедура подразумевает формулировку планов по каждому подразделению и сведение их в одну систему. Формируя сводный план, нужно строго контролировать общие показатели по закупкам предприятия, чтобы окончательно установить количество и характеристики закупочных лотов и по каждому из них определиться со способом осуществления закупки.

Данные плана должны совпадать с информацией, заложенной в бюджете предприятия согласно определенному периоду. Для этого необходима интеграция закупочного процесса с бюджетированием.

При размещении заказов принимается решение о поставщике по определенному закупочному лоту. По результатам выбора стороны подписывают контракт по закупке. Подготовительные мероприятия вместе с формированием документов невозможно провести без плотного сотрудничества функционального и закупочного отделов.

На стадии исполнения договорных условий за процесс отвечает функциональный отдел – держатель договора.

Контроль над исполнением контракта принадлежит закупочному отделу. Здесь важно проводить проверку на предмет соответствия закону и регулярное опубликование информации в официальной Единой информационной системе по поводу исполнения, корректировки, расторжения соглашения.

Учитывая все вышеизложенные обстоятельства, не обойтись без централизации управления закупками.

Главные достоинства программного обеспечения

Благодаря инновационному программному обеспечению, можно объединить деятельность всех сторон закупочного процесса в одном информационном пространстве. Автоматизация позволяет сократить время проведения процедур по согласованию первичной и сводной документации. Для юридического обоснования движения электронных документов предусмотрена подпись цифрового вида.

Унификация закупочных процедур предприятия, экономия на цене приобретаемой продукции, услуг, работ, позволяет значительно сократить совокупные расходы по регулированию закупочной процедуры.

Автоматизация закупок по 223-ФЗ дает возможность составлять аналитическую отчетность по приобретению продукции, и рассчитывать эффективность закупочного процесса в режиме реального времени.

Благодаря грамотному управлению мероприятий по приобретению можно сократить число внеплановых покупок согласно действующему законодательству.

Программное обеспечение направлено на регулирование центрального элемента в виде лота. В этом случае не обойтись без централизованного механизма по учету и управлению контрактами.

Финансово-экономическая информация предприятия выходит далеко за границы закупочной области. Выполнение договорных условий на данный период времени функционирования организации зачастую интересует правовые службы и руководство предприятия.

Для больших фирм, функционирующих согласно Федеральному закону 223, необходимо приобретение программного обеспечения. Данный инструмент способен организовать закупочный процесс в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Автоматизированная система позволит предприятию решить большое количество задач по управлению, которые выходят за границы закупочной области. Учитывая все нюансы, руководство принимает решение внедрить на предприятии программное обеспечение, которое повысит организационную эффективность, состоящую из плана, ведения учета и процедуры контроля договорных обязательств.