Система учета закупок

Предприниматели в современных рыночных условиях не достигнут положительных результатов деятельности без использования цифровых технологий. Автоматизированная система учета закупок разработана согласно требованиям законодательства РФ. Пользователи на личном опыте оценили реальную выгоду программного обеспечения, которое в корне изменило ведение учета, заменив собой рутинный ручной труд.

Основные задачи

Владельцы розничных торговых точек стараются оптимизировать систему учета закупок в тех случаях, когда не могут надлежащим образом контролировать объем запасов, так как в результате этого деятельность станет убыточной. Автоматизировать учет необходимо первоначально для того, чтобы избежать порчи невостребованных товарных единиц или потерь потенциальных клиентов вследствие отсутствия продукции, которая пользуется спросом.

Оптимизируя закупочную систему, пользователи смогут справиться со следующими задачами:

• повысить доходность предприятия, формируя ассортиментный ряд из продуктов, пользующихся повышенным спросом;
• составить план по закупкам, основываясь на фактических коэффициентах оборачиваемости по каждому отдельному товару;
• снизить объем активов, не уменьшая при этом количество товарных единиц в магазине;
• обеспечить постоянное информирование пользователей программы об остатке продукции;
• минимизировать трудозатраты сотрудников по формированию запросов на поставку товаров контрагентам.

Положительную тенденцию показателей руководство предприятия может оценить уже в первые тридцать дней после внедрения программного обеспечения. Как результат, появятся свободные денежные средства, которые разумно применить для расширения или модернизации бизнеса.

Особенности автоматизации

Сложность системы автоматизации учета закупок состоит в том, что для этого требуются определенные знания сотрудников. Специалист должен владеть информацией об ассортименте товаров предприятия, уметь планировать финансовые потоки, эффективно сотрудничать с контрагентами и многое другое. Ознакомимся с основными сферами деятельности точки розничной торговли по сокращению трудозатрат по организации закупочного процесса.

Трудности возникают с объемом закупок в момент обновления ассортиментного ряда. Если приобретается небольшая партия новой продукции, оценка спроса на нее может быть некорректной.

Бывают случаи, когда из-за привлекательного внешнего вида упаковки товара наблюдается резкое повышение спроса на него, а после оценки содержимого не самого лучшего качества – резкий его спад. Первоначальный подсчет спроса на данный вид товара может быть ложным и приведет к приобретению слишком большого объема товара в процессе последующей закупки. Такая ситуация приведет к появлению залежалого товара.

Правильный расчет объема закупок повлечет за собой разумное использование активов. Наличие на складах большого количества запасов приведет к замораживанию денежных средств, их рациональнее было бы применить для увеличения ассортиментного ряда. Такой вид затрат не всегда удается покрыть при помощи возможных оптовых скидок.

В то же время, часто делая закупку небольших партий, пользователи отметят тенденцию увеличения логистических и учетных затрат. Формируя страховой запас товаров, предпринимателям важно правильно подобрать их оптимальный объем.

Розничным предприятиям сложно произвести оценку спроса нерекламируемых товаров. Для специалистов главной задачей остается необходимость решения вопросов о виде приобретаемого товара, поставщике, условиях приобретения, его количестве.

С основными вопросами менеджерам поможет определиться система автоматизации по учету закупок.

Обновляя ассортиментный ряд, пользователи должны придерживаться алгоритма действий. Началом любого процесса является составление прогноза по отношению спроса. Специалисты составляют план количества приобретаемой продукции, что позволит точно рассчитать потребность в денежных средствах. На следующем этапе следует определиться с поставщиками и подписать с ними контракт. Для уточнения разновидностей товаров предусмотрены спецификации. В дальнейшем специалисты приступают к приему продукции и выполняют оценку фактической потребности в товарах. На основании полученных результатов можно принимать решение об объеме продуктов, который следует приобрести во время дальнейших закупок.

Определиться с приоритетными направлениями поможет ассортиментная матрица. Данный метод способствует объективной оценке потребности в определенном виде продукции. Свободные денежные средства целесообразно будет направить в более прибыльное направление.

Контролировать объем складских запасов входит в функции системы учета планирования закупок. Интеллектуальная программа планирует показатели по данным: остатки и продажи.

Формирование выбора

Для розничных торговых предприятий важно подобрать оптимальное программное обеспечение, которое функционирует таким образом, что выходит за границы закупок. Решение должно быть направленным на учетные операции по продажам, складским операциям, маркетинговым мероприятиям и т.п.

Среди основных приоритетных функций программного обеспечения по закупкам стоит выделить:

• настройка цен поставщика на импортируемые товары;
• закупочная система интеллектуального уровня;
• возможность контролирования остатка продукции в резерве;
• автоматический анализ показателей товарооборота;
• составление управленческих отчетов;
• ограничение доступа для контрагентов;
• возможность установки приложения на мобильные устройства;
• функционирование программы в режиме «облака»;
• расширение базы поставщиков.

Выбирая систему автоматического учета закупок, нужно обращать внимание на ее финансовую доступность и расширенный функционал, с которым следует ознакомить пользователей.

Оптимизировать закупочную деятельность предприятия необходимо комплексно. Такой подход позволит руководству контролировать весь процесс торговых отношений, и своевременно реагировать на какие-либо изменения.

Наша компания готова предложить современное программное обеспечение, которое оценят представители любого вида деятельности. Решение позволяет управлять трудозатратами и финансовыми инструментами рациональнее. Автоматизация закупочного процесса позволит оценить эффективность с момента внедрения программы.