Автоматизация управления закупками

Несмотря на то, что закупочная деятельность является вспомогательным бизнес-процессом, ее значимость для организации сложно переоценить. Для обеспечения бесперебойного функционирования офисных сотрудников необходимы инструменты, сюда можно отнести как ручки и бумагу, так и узлы, детали, без которых невозможно производство продукции. Эффективная деятельность предприятия напрямую зависит от использования автоматизированной системы управления закупками. Важно позаботиться об экономичности и оперативности процесса.

Особенности процесса

Крупные организации сталкиваются с проблемами организации процедуры закупок. Перед руководством встает вопрос по выбору контрагента, покупки изделий или пользования услугами на выгодных условиях. На предприятии решаются вопросы по согласованию процедуры закупки, внесению корректив по планам и закупочным объектам. Ведутся работы по согласованию и разработке сопроводительных документов и т.п. Сложность закупочного процесса также состоит в соблюдении жестких корпоративных регламентов закупочного процесса и короткие сроки для утверждения определенного решения, при нарушении которого последуют серьезные штрафные санкции.

Благодаря автоматизации управления закупками от наших специалистов в области информационных технологий, возможно решение задач любого типа сложности.

Ресурс позволяет создать единую систему формирования закупок и их планирование. С помощью данного инструмента можно контролировать соответствие закупочного процесса установленному регламенту, а также поддерживать документооборот. За счет данного ресурса обеспечивается эффективное функционирование тендерных комитетов и комиссий.

Консолидированный интерфейс создан для приема заявок по закупкам и их автоматизированной обработки.

Характеристика функциональных возможностей

С помощью автоматизации системы закупок можно вести эффективное планирование относительно подразделения или всего предприятия. Решение способствует формированию общей точки обращения в отдел закупок. Контрактная работа после этапов по протоколированию и принятию решений проходит процедуру контроля требований по заключению договоров и исполнению их условий.

Функционал ресурса направлен на решение следующих вопросов:

• по сбору нужд по закупкам от отдельных подразделов;
• внутренние заказчики получают возможность составлять заявки. Типы заказов могут быть разнообразными, это свободная форма, вариант из каталога и т.п.;
• сервисные подразделения консолидируют и обрабатывают запросы;
• сумма, указанная в заявке, подлежит сравнению с цифрами, запланированными в бюджете;
• плановые закупки согласовываются в автоматическом режиме;
• закупочный процесс регулируется годовым планом-графиком;
• ресурс позволяет вносить корректировки в план-график;
• формирование закупочных документов;
• утверждение конкурсных документов по закупкам;
• инструмент позволяет публиковать документацию, изменения, решения;
• закупочная информация консолидируется и сравнивается с данными бюджета;
• автоматизация документооборота по контрактам;
• возможность контроля над исполнением обязательств по договорам.

Программа направлена на организацию автоматизированного бизнес-процесса вне зависимости от уровня сложности. Неотъемлемой частью решения является интеграция с площадками внешнего типа, с системой бюджетирования, казначейства, а также иными системами учета и информативными системами корпоративного назначения.

Принятые решения будут юридически обоснованными при использовании электронной подписи, применение которой регулирует Федеральный закон №63 «Об электронной подписи». Вся информация надежно защищена благодаря надежной системе безопасности и ограниченному уровню доступа.