Программа управления закупками

При проведении тендера необходимо привлекать большое количество участников и работать с множеством документов. Период, который необходим для организации мероприятия, зависит от размера предприятия. Из-за обилия участвующих людей, документации и проблем с централизованным подбором поставщиков, процедура закупки является трудоемким и длительным процессом. Выходом из положения будет применение нестандартных решений. К таковым относится программа управление закупками, пользу которой смогут по достоинству оценить организации, специализирующиеся на большом количестве закупок посредством проведения конкурса.

Особенности

Для эффективного планирования времени и других нюансов по приобретению продукции, менеджерам компании необходимо обладать соответствующими сведениями относительно снабжения. Благодаря плотному взаимодействию поставщик-потребитель, удастся максимально снизить расходы.

Планирование в программе управления закупками относится к операционным запасам, которые являются категорией действующего функционирования предприятия, и страховым запасам, они необходимы в случае возникновения форс-мажорных случаев.

Операционные запасы необходимо планировать, учитывая потребности организации в товарах, которые будут изготовлены в дальнейшем и уже имеющихся в наличии. Для этого существует календарное планирование закупок. Принимая во внимание данные календаря, специалисты формируют заявки для отправки поставщикам.

Согласно производственному плану можно прогнозировать закупки. Программное обеспечение применяет для этого информацию по учету товарно-материальных ценностей предприятия.

Чтобы рассчитать потребность в приобретении товаров, должны быть известны сведения следующего характера:

• свободные остатки товаров на складах фирмы;
• требуемый объем ТМЦ по завершению исполнения производственного плана.

Это дает все основания для создания автоматизированной программы управления закупками.

В планировании страховых запасов требуется определить точку заказа, которая служит определенным уровнем, регулирующим минимальное количество товаров. Показатель определяется по каждой отдельной категории товарно-материальных ценностей. Произвести расчет можно с учетом размера партии товаров, их оптимального количества, либо применить фиксированное значение.

Функционал ресурса

Возможности программы управления закупками достаточно широкие:

• специалисты планируют закупки согласно плану на производство и сбыт, невыполненным и внутренним заказам;
• программное обеспечение позволяет в автоматическом режиме оформлять заказы и контролировать процедуру выполнения;
• благодаря ресурсу можно генерировать графики по поставкам и расчетам;
• для начала формирования поставки товаров существует точка заказа;
• инструмент позволяет анализировать склад, производство, потребности в сырье, продуктах, товарах;
• возможность анализа договоров по фиксированным позициям продукции, ее количеству и срокам;
• на основании полученной информации специалисты могут прогнозировать уровень запаса товаров на складе, резерв ТМЦ, планировать покупки;
• составить список контрагентов можно по определенным признакам, учитывая и репутацию, историю поставок, срочность проведения закупки, местоположение;
• заказы формируются в автоматическом режиме согласно созданному списку поставщиков.

Программное обеспечение позволяет значительно снизить организационные трудозатраты по подготовке документации для проведения конкурса. Так как весь процесс полностью автоматизирован, минимизируются риски утраты информации. Система состоит из важных элементов, которые предназначены для ведения журналов.

Весь закупочный процесс происходит под строгим контролем руководства и ответственных специалистов, на каждой его стадии. Открытость информации в системе позволит повысить эффективность закупочной деятельности.

Электронный подход к рассмотрению продукции или услуг дает возможность подобрать оптимальное решение относительно планирования приобретения. Автоматизация позволяет определиться с самым выгодным поставщиком, который сможет удовлетворить потребности фирмы и сэкономить денежные средства.