Автоматизация планирования закупок

Предприятия государственной и муниципальной формы собственности должны завершить финансово-хозяйственное планирование к началу нового отчетного периода. Система планирования закупок 44 ФЗ подразумевает внесение соответствующих корректив специалистами заинтересованных структур на протяжении первых шести месяцев с начала года. Эффективность системы планирования закупок 44 ФЗ удастся повысить путем внедрения программного обеспечения.

Главные моменты

Учитывая многогранность функционирования предприятий, вне зависимости от формы их собственности, немаловажным является момент привлечения к процессу составления плана максимального количества исполнителей.

Основная роль в процедуре отводится контрактной службе организации и контрактному управляющему. Начинать составление плана следует заблаговременно к началу нового финансового года. Контрактная служба столкнется с некоторыми проблемами системы планирования закупок согласно нормам 44 ФЗ:

соблюдение жестких сроков проведения процедур по составлению плана;
обработка больших объемов информации;
двойной ввод информации. Сначала составляется план в рамках организации, после чего его необходимо будет опубликовать на сайте Единой информационной системы;
проблематичное внесение корректировок при изменении лимита по бюджетным обязательствам или уточнений в плане предпринимательской деятельности.

Закупщики должны учитывать пожелания всех участников процедуры. То есть, нужно руководителям филиалов и другим специалистам организации предоставить данные по предполагаемым закупкам, их объединяют, классифицируют согласно схожим товарным единицам. После этого руководители филиалов и другие специалисты получают информацию о потребности внесения изменений. Участники согласованно формируют итоговые сведения.

Справиться с большинством проблем относительно системы планирования закупок 44 ФЗ поможет программное обеспечение. Наша команда профессионалов в области информационных технологий разработала качественный продукт, который позволит сократить трудозатраты по проведению процедуры по составлению плана и повышению эффективности мероприятий по организации процесса закупок. Инструмент автоматизирует планирование комплексно. Ресурс задействует заинтересованные службы и специалистов, участвующих в процессе.

Формирование перечня товарных единиц

Первая задача структурных единиц – подготовка заявок по закупке продукции, работ, услуг на будущий год. Специалисты по приобретению товаров должны заняться разработкой и утверждением их перечня номенклатуры по будущим закупкам. Такая номенклатура упростит процедуру консолидации однотипной продукции и ускорит проведение мероприятий по согласованию ассортимента.

Для того чтобы подготовить перечень, система по автоматизированному планированию закупок 44 ФЗ производит загрузку основной информации официальной информации с Единой информационной системы. Это сведения каталогов, справочников, реестров, а также планы-графики за предыдущие периоды. Программа работает по принципу интеграции с перечнем номенклатуры систем по бухучету.

Загрузки способствуют упрощению деятельности заинтересованных лиц предприятия, и позволят сформировать справочник товаров со всеми необходимыми реквизитами и единицами измерения.

Формирование заявок

Благодаря программному обеспечению, создание заявок позволит объединить информацию в общий формат, что упростит процедуру обработки. Ресурс позволит контролировать полноту информации.

Инструмент способствует ограничению суммы приобретаемых товаров согласно установленным лимитам. Автоматизация процесса исключит какие-либо ошибки в формировании выбора.

Заявку подает руководитель либо уполномоченный представитель филиала предприятия. После автоматической обработки заявки включают в план.

Утверждение

Сформированные ранее заявки направляются на обработку. На этом этапе их унифицируют. Во время согласования руководство утверждает предмет закупки, общую стоимость, определяются средства финансирования. Сотрудники контрактной службы определяют систему планирования закупок в соответствии с 44 ФЗ.

Электронный обмен данных на этапе согласования исключает возможность утраты документации. Программное обеспечение позволяет вести строгий контроль над сроками утверждения, установить и отследить маршрут заявки на любой период времени. Ресурс позволяет установить виновников задержки процесса по согласованию и принять меры по устранению неполадок.

Программное обеспечение способствует автоматической проверке по установленным лимитам и объемам закупок.

Создание плана

Обработанные заявки дают все основания для подготовки плана финансово-хозяйственной деятельности предприятия и соответствующей документации. Благодаря программному обеспечению все мероприятия выполняются в автоматическом режиме. Система планирования закупок предполагает применение специальной формы, утвержденной 44 ФЗ. План должен содержать основные сведения следующего характера:

в Единой информационной системе содержится информация по автоматически присвоенным идентификационным кодам относительно закупок;
задачи проведения закупочных мероприятий;
название предметов закупочного процесса;
финансовое обеспечение мероприятия;
сроки проведения закупок;
подтверждение законности приобретения;
сведения об особых предметах закупки инновационных, высокотехнологичных и т.п. характеристик;
сведения о необходимом проведении общественного обсуждения о потребности в закупочном мероприятии.

С помощью программного обеспечения пользователи могут проводить периодические проверки подготовленного плана на предмет законности. Ресурс способствует контролированию соответствия закупок установленным ограничениям, и проводить сверку по котировкам. Дублирующиеся сведения вносятся в автоматическом режиме. Чтобы руководство смогло утвердить проектную документацию плана, его распечатывают.

Соблюдение требований

Для того чтобы перейти к тендерным мероприятиям, заказчику нужно опубликовать в Единой информационной системе измененный или утвержденный план по закупкам, на это отводится три рабочих дня.

Ведение финансово-хозяйственной деятельности предприятия требует внимательности и доскональности. В рамках системы планирования закупок 44 ФЗ закупочная комиссия проводит анализ заявок. По итогам участники принимают обоюдное решение: о принятии или отклонении варианта. Формируя требования, исполнители учитывают средние предложения рынка. Формулируя адекватные предложения, заказчики смогут избежать срыва сроков проведения поставок.

При планировании тендерных закупок, специалисты проводят анализ ценовых предложений на рынке, формируют общую базу котировок. По итогам сравнения предложений от разных контрагентов, можно начинать организацию конкурсных мероприятий. Сопроводительная документация должна содержать сведения о цене контракта, сроках его реализации, информацию о квалификационном уровне и качестве товаров.

По завершению проведения тендерных мероприятий каждому участнику присваивают личный номер, победитель становится владельцем первого. При отказе от заключения договорных отношений, право передается следующему по списку участнику. Во время тендера участники комиссии и заинтересованные потенциальные подрядчики не должны контактировать.